Optimalisatie van uw antwoordservice

Voor een organisatie is het van belang om klanten goed te benaderen. Hier zijn vaak bepaalde etiquette regels voor. Het namelijk goed dat de klant zich gehoord en goed op zijn gemak voelt. Alleen op die manier kan een klant worden binnen gehaald. Vaak worden met gesprekken met de klant de aandacht wel goed gevestigd op de klant. Alleen aan de telefoon gaat dit wel eens mis. Op de een of andere manier is dan de etiquette even vergeten. Daarnaast kan je als manager niet altijd zelf de telefoon beantwoorden en de klant verder helpen. En het aannemen van een receptionist is niet voor elke mkb-onderneming even rendabel. Hoe zorg je voor een goed telefoonbeleid binnen de onderneming?

Altijd bereikbaar
Als er uit de websitesinformatie van een bedrijf naar voren komt binnen een bepaalde tijdsperiode bereikbaar te zijn. Is het ook van belang dat er in de desbetreffende periode altijd wordt opgenomen. Wanneer je onbereikbaar bent loop je als bedrijf namelijk veel klanten mis. De kans daar dat de beller voor de tweede keer niet de moeite neemt om te bellen en er met de concurrent vandoor gaat. Zorg dus te allen tijde bereikbaar te zijn voor de klant. Zelfs als de klant niet meteen geholpen kan worden is het belangrijk om op te nemen en een afspraak te maken voor een gesprek op een later tijdstip.

Telefoonetiquette
Zorg dat alle werknemers die een telefoon opnemen bewust van een telefoonetiquette en op een professionele manier de telefoon op nemen en de klant vriendelijk te woord staat. Het is hierbij belangrijk dat de naam van de beller goed onthouden wordt. Het is belangrijk om de naam van degene die belt een keer te noemen in het gesprek. Dit kan bijvoorbeeld tijdens de afsluiting van het gesprek.

Als het niet mogelijk is om de telefoon te beantwoorden kan dit tegenwoordig ook uitbesteed worden aan een telefoonservice. Op deze manier ben je als bedrijf toch te allen tijde een antwoordservice bieden aan de inkomende gesprekken.